Module de réservation avec stock de places et extraction formalisée (Créer un compte)

  • WordPress :6.1
  • Statut : non résolu
  • Ce sujet contient 13 réponses, 2 participants et a été mis à jour pour la dernière fois par Aurann, le il y a 1 mois.
14 sujets de 1 à 14 (sur un total de 14)
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  • #2432795
    Aurann
    Participant
    Initié WordPress
    9 contributions

    Bonjour,

    Ma configuration WP actuelle

    • Version de PHP/MySQL : MariaDB 10.5.18 – PHP 7.4.33
    • Thème utilisé : Astra
    • Extensions en place : Woocommerce + Elementor
    • Nom de l’hébergeur : moi meme
    • Adresse du site : not online

    Problème(s) rencontré(s) :

    Bonjour a tous,

    Je vous donne le contexte très brièvement. Je donne de mon temps pour une association (loi 1901) motarde qui s’appelle 1 rose 1 espoir. Le principe est de se donner RDV 2 jours par an (dernier weekend d’avril) pour échanger une rose contre un don (mini de 2 euros) en parcourant les villes et villages de son secteur (ville/métropole/communauté de communes/etc). Chaque petit groupe va faire du porte a porte et se place dans des endroits spécifiques pour rencontrer les habitants. C’est bien évidemment encadré par l’administration et les forces de l’ordre.

    La différence d’argent entre le cout de la rose et le don est reversé à la ligue contre le cancer. Tout est très encadré et 100% du staff est bénévole. Tous les frais reposent sur le bénévolat des membres.

    Chaque secteur est autonome quant a la réalisation de son évènement et son organisation. Mon secteur souhaite « industrialiser » les inscriptions. Je me suis proposé de le faire (je suis sysadmin de métier).

    Chaque secteur va avoir X groupes (chez nous 6 par jour) de X motards (chez nous 10 a 15) en fonction de la taille géographique.

    Les besoins sont les suivants sur le frontend :

    • module inscription avec infos de base (nom + prénom + N°mobile + @mail + info si passager)
    • choix si présent jour 1 ou jour 2 ou jour 1 et 2
    • choix de groupe définis ou d’un groupe random
    • CONTRAINTE 1 : places limitées par groupe (définissable dans le backend) sans possibilité de réserver si le stock est vide
    • CONTRAINTE 2 : une inscription par personne

    Les besoins sont les suivant sur le backend :

    • Extraction dans un excel structuré des groupes avec chaque inscris et ses informations
    • Si le choix du groupe est sur « random » alors affectation aléatoire dans un groupe avec de la place
    • Définir manuellement les places dispos par groupe/jour
    • Idéalement : pouvoir modifier a la main les inscrits sinon on se contentera de les gérer a la main sur l’extraction

    J’ai bien évidement testé les modules de formulaires avec BDD mais la gestion des stocks de place pose soucis tout comme l’extraction. J’ai testé les modules de gestion d’évènements mais ils ne gèrent pas les formulaires d’informations. J’ai testé les modules d’inscriptions a des formations mais il manque trop de champs.

    Si vous avez une idée de manip ou de module je suis prenant.

    Merci par avance de votre lecture, de votre aide et de vos conseils. C’est pour la bonne cause.
    Aurann

    #2432869
    mathieu42
    Participant
    Maître WordPress
    1849 contributions

    je ne connais pas d’extension qui gère toutes ces fonctionnalités d’un coup mais j’ai déjà quelques idées.

    pour les inscriptions des personnes, je pense que vous pouvez utiliser la création des comptes utilisateurs de wordpress. cela permet de s’approcher de la 2e contrainte avec une seule inscription par adresse e-mail. pour avoir une seule inscription par personne, il faudrait que vous vérifiez les cartes d’identités mais je ne pense pas que vous ayez envie d’aller à ce niveau de vérification.

    au niveau des groupes, est ce qu’une personne peut être dans le groupe 5 le samedi et le groupe 7 le dimanche ? ou alors un groupe donné reste avec les mêmes personnes les 2 jours ?

    #2433031
    Aurann
    Participant
    Initié WordPress
    9 contributions

    Merci de ta réponse Mathieu.

    En réalité l’unique inscription n’est pas un point ultra critique. Je me dis qu’un simple formulaire avec stockage en BDD (je crois l’avoir déjà fait) irait.

    Je doute aussi d’avoir le module parfait.

    Je pense que la solution est dans l’extraction. La ou je ne sais pas du tout comment faire c’est

    • La gestion des quotas sur les groupes dans le formulaire
    • lors de la sélection du groupe random c’est l’affectation dans un groupe non full
    • La mise en page d’un tableau structuré lors de l’extraction
    #2433035
    mathieu42
    Participant
    Maître WordPress
    1849 contributions

    wordpress propose tout un framework qui fait qu’il n’y a pas besoin d’accéder directement à la base de données mysql.

    vous parlez de l’extraction vers un tableur ? wordpress permet de faire beaucoup plus de chose qu’un tableur donc donnez nous plus de détails sur la façon dont les données vont être utilisées, quels sont les utilisateurs, etc.

    pour l’organisation des personnes dans des groupes ce n’est pas un souci pour gérer la limite.

     

    #2433894
    Aurann
    Participant
    Initié WordPress
    9 contributions

    L’objectif est d’avoir la liste des participants dans chaque groupe de motard, exemple :

    GROUPE 1

    John Doe telephone Info 1 Info 2 Info 3
    Patrick Test telephone Info 1 Info 2 Info 3
    Roger Retest telephone Info 1 Info 2 Info 3
    etc

    GROUPE 2

    Jack Willer telephone Info 1 Info 2 Info 3
    Paul Nord telephone Info 1 Info 2 Info 3
    Sarah Croche telephone Info 1 Info 2 Info 3

    Et ce pour chaque groupe.

    Chaque groupe doit avoir un quota définissable a l’avance, les personnes s’inscrivant dans un groupe noté comme « random » iront dans un groupe aléatoire dont le quota n’est pas atteint

    En backend, pouvoir bouger les membres des groupes serait sympa. Après on aimerait pouvoir extraire les groupes avec les infos pour les donner aux personnels de sécurité, aux chefs de groupe et autres personnes de l’administration.

    Je trouvais qu’un formulaire type WPForm est pas mal pour l’inscription mais je ne sais pas comment gérer les quota pour les groupes.

    Je me demande donc techniquement comment réaliser ce besoin.

    #2433908
    mathieu42
    Participant
    Maître WordPress
    1849 contributions

    j’ai fait un essai d’extension pour gérer cela. je l’ai commencé ces derniers jours donc je n’avais pas encore prévu le déplacement des participants.

    pour tester l’extension, vous pouvez la récupérer là :
    https://drop.infini.fr/r/2cpWhq8xDs#Bt3MFYFdmWUdwVOZIavD+zqN1J8oOGLFFQMCwhIRv9I=
    ensuite, dans l’espace d’administration, vous pouvez créer un premier trajet.
    et sur une page, vous mettez le shortcode [URUE__inscription] pour le formulaire d’inscription.

    si ce début vous plait, je ferai ensuite l’exportation des inscrits au format tableur.

     

     

     

    #2434041
    Aurann
    Participant
    Initié WordPress
    9 contributions

    Merci Mathieu pour le boulot !

    Je viens de tester. Mes premiers retours :

    Sur la partie frontend, je pense qu’obliger de créer un compte est une erreur. Ma première crainte c’est la complexité, c’est tellement compliqué de « capter » du monde pour l’évènement, l’inscription est tellement fragile que la lourdeur de création d’un compte va freiner trop de monde.

    Pour le reste de l’inscription, c’est clair, c’est simple, c’est parfait (j’imagine que la partie formulaire sera customisable a terme).

    Au niveau backend, est il possible de sélectionner si le groupe est « actif » pour le samedi, le dimanche ou les deux ? Le dimanche premier mai est souvent plus pauvre en motards en raison des fêtes de famille, on est amené a réduire le nombre de groupe ou changer les parcours.

    J’imagine que le backend qui permet de bouger et visualiser les personnes inscrites n’est pas encore finalisé ?

    #2434088
    mathieu42
    Participant
    Maître WordPress
    1849 contributions

    la prochaine fois qu’il y aura un samedi 30 avril est en 2033 donc je pense que d’ici là, il vaut mieux seulement se concentrer sur l’année suivante.

    est ce que vous voulez quand même faire la différences entre les trajets du samedi et du dimanche ? comment voulez vous utiliser cela lors de l’inscription ? est ce que la personne choisi d’abord le jour sur une page avant de choisir le trajet sur la page d’après ?

    une autre solution serait d’ouvrir les inscriptions aux participants en demandant uniquement adresse e-mail et numéro de téléphone pour avoir un formulaire qui est rapide à remplir.
    et à partir de février par exemple, vous relancez les participants par e-mail en leur demandant quel trajet et quels jours ils préfèrent. ils pourront alors cliquer sur le lien dans l’e-mail pour indiquez leur choix, vous aurez ensuite la liste de ceux qui n’ont pas répondu et vous pourrez alors leur téléphoner.
    et si vous ne faites pas ces relances tout seul, l’espace d’administration pourra être ouvert à des responsables de trajet par exemple qui se partageront les appels. ils auront alors seulement accès à la liste des inscrits et pas aux autres pages de gestion du site.

    comment vous êtes vous organisés ces derniers années ? vous faisiez les groupes tout seul ?

     

     

    #2434303
    Aurann
    Participant
    Initié WordPress
    9 contributions

    Effectivement pouvoir au préalable choisir entre samedi, ou dimanche ou les deux et avoir les propositions de groupe en fonction serait top. Donc oui distinguer les trajets du samedi et du dimanche.

    Je crois que le principe de proposer les dates ultérieurement avait été proposé, mais trop lourd en gestion pour les bénévoles et trop compliqué pour les participants.

    Il me semble opportun de rester sur quelque chose de très simple dès le début.

    Connaissant un peu la population motarde participant, les relances doivent juste a servir a rappeler les différentes dates et des informations administratives et fonctionnelles.

    Ces dernières années les participants s’inscrivaient via une adresse en disant combien ils étaient et avec qui ils voulaient être. c’était un travail titanesque et casse tête pour les bénévoles de l’organisation.

    #2434470
    mathieu42
    Participant
    Maître WordPress
    1849 contributions

    ce n’est pas encore tout à fait clair pour moi. si un trajet est prévu pour samedi et dimanche, cela veut dire que le 2e jour, il faudra que se soit les mêmes motards pour ne pas démarcher les mêmes personnes que le samedi ?

    et donc si le formulaire d’inscription propose les différents trajets, il faudra que vous décidiez des trajets définitifs (ou presque) avant l’ouverture des inscriptions. dans l’idéal, ce formulaire d’inscription sera lancé à quel moment ?

    il reste encore un autre point à voir c’est le RGPD concernant le traitement de l’adresse e-mail et du numéro de téléphone, il faudra donc indiquer clairement sur le formulaire la date de suppression des données. ça peut être 1 mois après l’évènement par exemple ou alors vous allez garder l’adresse e-mail pour reproposer la participation l’année d’après ?

     

    #2434471
    Aurann
    Participant
    Initié WordPress
    9 contributions

    Tu as absolument raison pour la RGPD.
    Dans l’idéal j’aimerai conserver les données et l’email pour relancer d’année en année. Je gère les campagnes mails avec sendgrid, si l’utilisateur souhaite se désinscrire ultérieurement ça sera possible.

    Pour la partie inscription, il y’a un gros delta de personnes entre le samedi et le dimanche.

    Une pluie fine, une soirée trop arrosée et on peu avoir a fermer des parcours complet le lendemain et fusionner des groupes. Nous n’avons pas encore le tracé définitif accordés des préfectures mais il n’est pas impossible que le samedi nous ayons 6 groupes et le dimanche 5 ou 4. A mon sens il vaut mieux distinguer les deux groupes.

    Peut etre aussi que des motards veulent faire le parcours 1 le samedi et le parcours 2 le dimanche. J’ai peur d’enfermer et freiner a obliger les deux jours.

    #2436115
    mathieu42
    Participant
    Maître WordPress
    1849 contributions

    tu es toujours là Aurann ?

    je me demande s’il ne vaut pas mieux qu’on travaille sur ça par e-mail parce que personne n’a l’air d’avoir des extensions à proposer pour faire cela. donc nos messages font remonter la discussion ce qui peut embêter certains utilisateurs du forum.

     

    #2436265
    Aurann
    Participant
    Initié WordPress
    9 contributions

    Toujours la,

    Yes on passe par email, impossible de MP, j’ai crée un email juste pour ça : aurannprojetroses@gmail.com

    • Cette réponse a été modifiée le il y a 1 mois et 1 semaine par Aurann. Raison: email
    #2437074
    Aurann
    Participant
    Initié WordPress
    9 contributions

    Je dois me positionner, penses tu qu’on puisse arriver a qqchose de fonctionnel d’ici fin janvier/début février ? Lancement des campagnes d’inscription.

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